Was ist die e-Box?

Die e-Box zentralisiert die gesamte offizielle Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in einem gesicherten elektronischen Postfach.

Über die e-Box erhalten Sie Dokumente (PDF) und Nachrichten von den föderalen Einrichtungen. Dieser elektronische Briefkasten funktioniert in beide Richtungen: Sie können also auch direkt auf empfangene Nachrichten antworten. Mit der Zeit wird es außerdem möglich sein, Nachrichten und Dokumente an die jeweilige e-Box der öffentlichen Dienste zu senden. Auf diese Weise erfolgt die Kommunikation mit den föderalen Einrichtungen bequem, schnell und sicher.

Hat Ihr Unternehmen eine e-Box?

Ist Ihr Unternehmen bei CSAM registriert (Neues Fenster)? Dann besitzen Sie eine e-Box und können direkt loslegen.

Ist Ihr Unternehmen nicht bei CSAM registriert (Neues Fenster)? Dann müssen Sie sich erst registrieren. Das tun Sie, indem Sie in der Verwaltung der Zugangsverwalter(Neues Fenster) einen Hauptzugangsverwalter anstellen. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, erhält Ihr Unternehmen automatisch eine e-Box.

Ziehen Sie für eine Beschreibung des Registrierungsverfahrens die Schritt-Für-Schritt-Anleitung von CSAM(Neues Fenster) zurate.

Wer in Ihrem Unternehmen hat Zugang zur e-Box?

Zwei Arten von Nutzer haben Zugang zur neuen e-Box:

  • der Zugangsverwalter und
  • die e-Box-Verwalter (ehemals „Nutzer“).

Der Zugangsverwalter ist normalerweise der erste, dem Zugang zur e-Box Ihres Unternehmens gewährt wurde. Über dieses Profil fügen Sie weitere Nutzer hinzu: die sogenannten e-Box-Verwalter. Der Zugangsverwalter erteilt dazu im Onlinedienst Zugangsverwaltung einem Mitarbeiter des Unternehmens die Rechte als „e-Box Unternehmen – Verwalter“.

Ein e-Box-Verwalter hat Zugang zur e-Box und kann die darin befindlichen Dokumente bearbeiten.

Wenn Ihr Unternehmen klein ist, kann wahrscheinlich eine einzige Person die komplette Kommunikation mit den Behörden abwickeln. Wenn Ihre Unternehmensstruktur größer ist, kann es notwendig sein, mehrere e-Box-Verwalter zu ernennen, von denen dann jeder Zugang zu allen Diensten und Dokumenten in der e-Box hat.

Zugangsprofile in der e-Box

Welche Berichte werden über die e-Box versendet?

Nachrichtenarten

In der e-Box empfängt Ihr Unternehmen unterschiedliche Dokumententypen von verschiedenen föderalen Einrichtungen:

  • Benachrichtigungen zu Meldungen,
  • Einschreiben,
  • Bescheinigungen,
  • Erinnerungen,
  • Berichte etc.

Die meisten dieser Dokumente wird Ihnen im PDF-Format geschickt.

Die vollständige Liste der Dokumente finden Sie in der Rubrik Dokumente in der e-Box.

Gültigkeitsdauer

Jede Einrichtung, die Dokumente in der e-Box veröffentlicht, legt für jeden Dokumententyp selbst eine Gültigkeitsdauer fest. Sie kann z. B. bei 6 Monaten liegen. Wenn ein Dokument kurz davor ist, abzulaufen, wird eine Warnung verschickt. Ist die Gültigkeitsdauer verstrichen, verschwindet das Dokument aus Ihrer e-Box.

Achtung: Dokumente werden also automatisch gelöscht, sobald ihre Gültigkeitsdauer verstrichen ist. Damit Sie sie nicht verlieren, müssen Sie sie auf dem Speicherplatz Ihres Unternehmens (Festplatte, Server etc.) speichern.

Meldung über den Eingang eines Dokuments erhalten

e-Box schickt Ihnen eine Nachricht an die E-Mail-Adresse des Unternehmens, wenn neue Dokumente oder Nachrichten in der e-Box eingegangen sind. Sie erhalten Meldungen nach dem Eingang eines Dokuments oder kurz bevor sie verfallen.

Die E-Mail-Adresse des Unternehmens wird in Ihrer e-Box angezeigt. Der bevorrechtigte Zugangsverwalter und der e-Box-Verwalter können sie direkt ändern.

Weitestgehend digital

Es ist nun möglich, dem LSS mitzuteilen, dass Sie alle Dokumente, die digital verfügbar sind, auch digital erhalten möchten.

Öffnen Sie die e-Box Ihres Unternehmens, gehen Sie auf „e-Box-Verwaltung“ und setzen Sie ein Häkchen, um Ihre Zustimmung zu erklären.