Wat is e-Box?

e-Box centraliseert alle officiële communicatie tussen ondernemingen en overheidsinstellingen in één beveiligde elektronische brievenbus.

Via e-Box ontvangt u documenten (pdf) en berichten van de federale instellingen. Deze elektronische brievenbus is bidirectioneel, waardoor u rechtstreeks kunt antwoorden op het ontvangen bericht. Op termijn zal het ook mogelijk worden om zelf berichten en documenten te versturen naar de e-Box van de overheidsdiensten. Zo gebeurt de communicatie met de federale instellingen op een handige, snelle en veilige manier.

Heeft uw onderneming een e-Box?

Is uw onderneming geregistreerd in CSAM(Nieuwe venster) ? Dan hebt u een e-Box en kunt u ermee aan de slag.

Is uw onderneming niet geregistreerd in CSAM(Nieuwe venster) ? Dan moet u zich eerst registreren. Dat doet u door een Hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen in het Beheer der Toegangsbeheerders(Nieuwe venster). Zodra de registratie uitgevoerd is, ontvangt uw onderneming automatisch een e-Box.

Raadpleeg de Stap-voor-stapgids van CSAM(Nieuwe venster) voor een beschrijving van de registratieprocedure.

Wie in uw onderneming heeft toegang tot e-Box?

Twee soorten gebruikers hebben toegang tot de nieuwe e-Box:

  • de Toegangsbeheerder, en
  • e-Box-beheerders (vroeger ‘gebruikers’).

De Toegangsbeheerder is gewoonlijk de eerste die toegang gekregen heeft tot de e-Box van uw onderneming. Met dit profiel voegt u andere gebruikers toe: de e-Box-beheerders. De Toegangsbeheerder kent daarvoor in de onlinedienst Toegangsbeheer de rechten van ‘e-Box Onderneming – Beheerder’ toe aan een medewerker van de onderneming.

Een e-Box-beheerder heeft toegang tot e-Box en kan de documenten die erin zitten, behandelen.

Is uw onderneming klein, dan kan één persoon waarschijnlijk de volledige communicatie met de overheid behandelen. Is uw structuur groter, dan is het misschien nodig om meerdere e-Box-beheerders aan te duiden. Elk van hen heeft dan toegang tot alle diensten en documenten in e-Box.

Toegangsprofielen in e-Box

Welke berichten worden via e-Box verstuurd?

Soorten berichten

In e-Box ontvangt uw onderneming verschillende types documenten van verschillende federale instellingen:

  • notificaties van aangiften,
  • aangetekende brieven,
  • attesten,
  • rappels,
  • rapporten enz.

De grote meerderheid van deze documenten komt in pdf-formaat.

U vindt de volledige lijst van documenten in de rubriek Documenten in e-Box.

Geldigheidsduur

Elke instelling die in e-Box publiceert, bepaalt zelf een geldigheidsduur per type document. Dat kan bijvoorbeeld 6 maand zijn. Als een document op het punt staat om te vervallen, krijgt het een waarschuwing mee. Is de geldigheidsduur verstreken, dan verdwijnt het document uit uw e-Box.

Opgelet: documenten worden dus automatisch verwijderd zodra de geldigheidsduur verstreken is. Om ze niet te verliezen, moet u ze opslaan in een opslagruimte van uw onderneming (harde schijf, server…).

Een melding krijgen van de ontvangst van een document

e-Box stuurt u een bericht op het e-mailadres van de onderneming als er nieuwe documenten of berichten in de e-Box binnengekomen zijn. U krijgt meldingen na de ontvangst van documenten of kort voordat ze vervallen.

Het e-mailadres van de onderneming is zichtbaar in uw e-Box. De bevoorrechte gebruiker Toegangsbeheerder en de e-Box-beheerder kunnen het rechtstreeks aanpassen.

Zoveel mogelijk digitaal

Het is nu mogelijk om aan de RSZ te laten weten dat u alle documenten die digitaal beschikbaar zijn, ook digitaal wilt ontvangen.

Open de e-Box van uw onderneming, ga naar ‘Beheer e-Box’ en vink het hokje aan voor akkoord.